办公教学效率提升！ ～如何使用 Google Workspace [初级版]～

你好！我是销售部的藤井。

我们将分三个部分提供使用Google Workspace（ Beyond 的内部业务工具）

这次，我们将介绍如何使用 Google Workspace - 初学者版。

什么是 Google Workspace？

首先，我将概述一下 Google Workspace。

Google Workspace 是 Google 提供的一款群件工具，可让您在浏览器上管理电子邮件、日历、共享文件等。

在浏览器上管理的优点是：

-只要您有可以连接到互联网的设备，就可以从任何地方访问

・您可以使用Google Drive管理文件，因此您无需担心NAS管理或存储损坏。

- 实时协作编辑电子表格和幻灯片

ETC。

现在，我们就来介绍一下各个工具的使用方法吧！

邮箱

它在您的浏览器中进行管理，因此您可以从任何设备使用您的电子邮件。

由于电子邮件服务器位于云端，因此不需要本地服务器管理。

此外，如果您想增加服务器容量，只需在浏览器上更改计划即可升级。

安全措施

如果您设置[增强的发送前扫描]，Gmail 将检测可能是网络钓鱼的电子邮件。

然后，它会在称为安全沙箱的虚拟环境中扫描附件，以识别有害附件并防止病毒感染。

日历

Google 日历是每个使用 Google Workspace 的人都应该使用的功能。

Google日历可以与许多Google工具链接，一旦掌握了这些链接，您就可以大大减少花在办公室工作上的时间。

现在，让我们来看看Google日历的功能。

日历共享

Google 日历的优点是易于共享。

您可以查看其他人的日程安排以及您自己的日程安排，以便您顺利管理自己的日程安排。

在我们公司，在决定会议的日期和时间时，我们可以检查成员的日历，通过询问“〇/〇从〇点开始怎么样？”来确定日期和时间，不需要任何费用。 。

Google Meet 网址问题

这是一项非常有用的功能，在我们公司非常有用，该公司采用混合工作方式，允许您在注册日程的同时发布 Google Meet URL。

▼URL的发行方法请点击这里

①点击Google日历中的【创建】→【日程】按钮

② 添加标题

③ 在[添加访客]字段中输入您想要参加会议的成员的姓名。

④点击【添加Google Meet视频会议】

通过此设置，Google Meet URL 将在日历注册的同时发出。

我感觉的好处是，日历和Google Meet URL链接起来，就是不用每次开会都去找URL！

通过电子邮件或聊天共享 URL 时，需要花一些时间才能找到附有会议 URL 的电子邮件...

不过，自从使用 Google Workspace 后，我现在只需在会议时间临近时从日历中打开网址即可，这大大减少了耗时。

我们公司采用混合工作方式，您可以决定自己的远程日期（有一些例外），因此您直到会议当天才知道谁将在办公室以及谁将远程工作。即使当天有远程参与者也能顺利开始。

轮班管理

Google 日历还可以用于轮班管理。

结合使用 Google 日历和 Google 表单。

↓点击这里查看如何使用它的说明。

①使用Google Forms创建用于轮班提交的调查表

② 让员工填写表格，数据将自动编译成电子表格。

③在 Google 日历上反映已确认的班次

从班次收集到班次反映的一切都可以在 Google Workspace 上完成。

可以从 URL 输入 Google 表单，因此您可以从任何设备进行响应。

另外，如果有换班的话，操作起来很简单，只需要更改日历即可，如果设置为可以查看所有成员的日历，则可以查看是否有任何员工短缺的日子。

Google 文档/电子表格/幻灯片

就像 Google 日历一样，Google 文档、表格和幻灯片也旨在共享。

协作编辑

这里一个特别有用的功能是协作编辑。

被授予编辑权限的成员可以实时协作。

在我们公司，我们经常使用Google Meet来讨论事情，而每个人在会议期间打开同一个电子表格，或者实时输入会议上决定的内容并当场完成文档。

说到协同编辑，有些人可能会担心自己的数据会在自己不知情的情况下被编辑，但由于管理员可以给每个成员查看和编辑的权限，所以除了自己之外没有人可以编辑数据也是可以的。设置如下。

 与 Microsoft 365 的兼容性

如果您要将 Microsoft 365 工具中的数据迁移到 Google Workspace，可以将其以 Microsoft 365 格式上传到 Google 云端硬盘。

不用担心，无需复制和粘贴每个数据项。

谷歌云端硬盘

由于Google很容易共享，还可以为每个数据设置查看和编辑权限，因此安全性相当强。

云端硬盘有两种类型：[我的云端硬盘]（只有您可以看到）和[共享云端硬盘]（您可以与其他成员共享）。

赋权

有五种方法可以向成员授予共享云端硬盘的权限：

①浏览器

→只能查看

②评论海报

→您可以查看和评论文件（您可以对文件内容留下评论而不是编辑）

③海报

→除了评论发布功能外，您还可以创建文件和文件夹，以及向特定文件添加/删除用户和组。

④内容管理员

→除了贡献者功能外，您还可以移动和删除共享驱动器内的文件和文件夹。

⑤管理员

→除了内容管理员功能外，您还可以进行与共享云端硬盘相关的常规设置，例如更改成员访问级别和删除共享云端硬盘。

如上所述，可以为每个成员详细设置访问权限，因此可以保护数据免遭丢失或篡改。

 

下次，我们将介绍使用 Google Workspace 中级版的实用技巧，敬请期待！

我们还提供实施 Google Workspace 的支持，因此请随时与我们联系。

Google Workspace (GWS) 介绍支持服务

*此信息截至 2025 年 1 月 9 日，因此请访问 Google Workspace 官方网站了解最新信息。