教你如何提高办公效率！~如何使用 Google Workspace【入门版】~

您好！我是销售部的藤井。

Beyond 内部业务工具Google Workspace：入门、中级和高级！

这次，我们将介绍如何使用 Google Workspace - 入门级。

什么是 Google Workspace？

首先，让我给你们概述一下 Google Workspace。

Google Workspace 是 Google 提供的一款群件，可让您通过浏览器管理电子邮件、日历、共享文件等。

在浏览器上进行管理的优势在于：

- 可通过任何联网设备访问

・文件管理可以使用 Google 云端硬盘，因此您不必担心 NAS 管理或存储损坏。

- 实时协作编辑电子表格、幻灯片等。

ETC。

现在，让我们来看看如何使用每种工具！

Gmail

它通过浏览器进行管理，因此您可以从任何设备访问您的电子邮件。

邮件服务器位于云端，因此无需管理本地服务器。

此外，如果您想增加服务器容量，只需在浏览器中更改套餐即可升级。

安全措施

启用【发送电子邮件前增强扫描】后，Gmail 将检测出可能是钓鱼邮件的电子邮件。

然后，它会在称为安全沙箱的虚拟环境中扫描附件，以识别有害附件并防止病毒感染。

日历

对于任何使用 Google Workspace 的用户来说，Google 日历几乎都是必备功能。

Google 日历可以与许多 Google 工具集成，如果您掌握了集成技巧，就可以大大减少您在行政工作上花费的时间。

现在，让我们来看看谷歌日历的功能。

日历共享

Google 日历最大的优势在于易于共享。

您可以同时查看其他人的日程安排和自己的日程安排，让日程管理变得轻而易举。

在我们公司，确定会议日期和时间时，我们可以查看每个成员的日历，并通过询问“XX日XX点开始怎么样？”来确定确切时间。这意味着即使是多人会议，安排日期和时间也很快。

发布 Google Meet 网址

对于我们采用混合办公模式的公司来说，这是一个非常有用的功能，它允许你在注册活动的同时发布 Google Meet 网址。

▼点击此处了解如何发布URL

① 点击 Google 日历上的【创建】→【活动】按钮。

② 添加标题

③ 在【添加嘉宾】字段中输入要加入会议的成员姓名。

④点击【添加Google Meet视频会议】

通过此设置，注册日历的同时将生成一个 Google Meet 网址。

我认为，将日历和 Google Meet URL 关联起来的好处是，每次开会时就不必再搜索 URL 了！

通过电子邮件或聊天分享链接时，查找包含会议链接的电子邮件非常耗时……

但是，自从改用 Google Workspace 后，我只需在会议时间临近时从日历中打开 URL，这节省了我很多时间。

我们公司采用混合办公模式，员工可以自行决定远程办公日（少数例外情况除外），因此我们直到当天才能知道哪些员工会在办公室，哪些员工会远程办公。但是，通过在添加员工到日历时就注册 Google Meet 的网址，即使当天有远程员工，我们也能顺利开始会议。

轮班管理

谷歌日历也可以用于轮班管理。

它与谷歌日历和谷歌表单配合使用。

↓点击此处查看使用方法。

①使用谷歌表单创建轮班提交调查表

② 当员工填写表格时，数据会自动汇总到电子表格中。

③ 已确认的班次会反映在谷歌日历中。

从收集班次到更新班次，所有操作都可以在 Google Workspace 上完成。

可以通过网址访问 Google 表单，因此您可以使用任何设备进行回复。

此外，如果需要调整班次，只需更改日历即可，这很容易做到；如果您设置了可以查看所有成员日历的权限，还可以查看是否有员工不足的日子。

Google 文档、电子表格、幻灯片

与 Google 日历一样，Google 文档、表格和幻灯片都是为了方便共享而设计的。

协作编辑

其中一个特别有用的功能是协作编辑。

获得编辑权限的成员可以实时协作。

在我们公司，我们经常在 Google Meet 会议中使用它，每个人都打开同一个电子表格进行讨论，我们将会议中做出的决定实时输入，以便当场完成文档。

在协作编辑方面，有些人可能会担心数据会在他们不知情的情况下被编辑，但管理员可以授予每个成员查看和编辑的权限，使其达到他们能够达到的程度，因此可以设置成只有自己才能编辑。

 Microsoft 365 兼容性

如果要将存储在 Microsoft 365 工具中的数据传输到 Google Workspace，可以将其以 Microsoft 365 格式上传到 Google 云端硬盘。

别担心，迁移数据时不需要逐条复制粘贴。

Google 云端硬盘

Google 让数据共享变得轻松便捷，而且它还具有强大的安全功能，因为您可以为每条数据设置查看和编辑权限。

有两种类型的驱动器：我的驱动器（只有你自己能看到）和共享驱动器（你可以与成员共享）。

授权

有五种方法可以授予共享驱动器成员权限：

① 观众

→ 仅供查看

② 评论发布者

→ 您可以查看文件并发表评论（您可以对文件内容发表评论，但不能编辑文件）。

③贡献者

→ 除了评论功能外，您还可以创建文件和文件夹，并向特定文件添加或删除用户和组。

④内容管理器

→ 除了贡献者的功能外，您还可以移动或删除共享驱动器中的文件和文件夹。

⑤管理员

→ 除了内容管理器的功能外，您还可以配置与共享驱动器相关的一般设置，例如更改成员访问级别和删除共享驱动器。

如上所述，您可以为每个成员设置详细的访问权限，这有助于保护数据免遭丢失或篡改。

 

下次我们将为大家带来一些使用 Google Workspace 的实用技巧（中级水平），敬请期待！

我们也提供 Google Workspace 的实施支持，如有任何疑问，请随时与我们联系。

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*此信息截至2025年1月9日有效。如需了解最新信息，请访问Google Workspace官方网站。