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【学生向け】就職活動で困らない就活メールのマナーと書き方

こんにちは、管理部の坂下です。

今回は、就職活動を行っている学生さん向けに

企業とやり取りする際のメールの書き方をポイントに分けてお伝えします!

「どうやって書けばいいのかわからない」

「担当者さんへ失礼な返信をしていないだろうか」

就職活動ではメールで企業とやり取りをしなければならない場面が多くあります。

このように不安に思ってる方は、ぜひこのポイントを気を付けてみると、選考での印象が良くなると思います!

就活メールの基本マナー

大学のメールアドレスか、就活用のメールアドレスを作る

普段プライベートで利用してるメールアドレスを使うのは避けた方がいいので、

大学のメールアドレスか、フリーメールのアドレスを取得しましょう。

@より前の部分は自由に設定できますが、以下は避けた方がいいです。

・顔文字が入ってるもの

・公序良俗に反する文字が入っているもの

アドレスを作る場合は、名前などを用いたシンプルな文字列が無難でしょう。

また、既に持っているプライベートのメールアドレスを使用する場合、

名前(ネットでのニックネーム)やアイコンなどを設定してるとメール受信者も確認できる状態となっています。

そういった細かい部分も見られてる可能性がありますので、使用する場合は就活用に変更しましょう。

メールはこまめにチェックし、できるだけ早く返信する

早い返信にマイナス印象を持つ人はいません

こちら側の返信を相手側が待っている場合は、メールを確認次第、すぐに返信するという意識を持ちましょう。

採用担当としている側から言いますと、

1時間以内に返信がくると、「すぐ返信きて、ほかの学生と違うな!」

営業時間内に返信があれば「早く返信してくれる子だなー!」とそれだけでも印象が違います!

相手からの連絡はなるべく放置せずに、24時間以内に返信できるといいでしょう。

もし日程調整などが必要ですぐに返信できない場合は、

「ご連絡ありがとうございます。●日までにはご返信いたします。」といった「取り急ぎの返信」をしておきましょう。

誤字脱字には注意を

こちらは、当たり前のマナーですが、誤字脱字にはよく注意しましょう。

会社名や部署名・名前、日付や時間といったスケジュールに関わる部分などは重点的に、

送信前には、全体の文章を見直して、きちんと確認してから送りましょう!

メールの書き方のポイント

  1. 基本的な構成は「宛先・あいさつ・内容・締め・署名」
  2. メールの件名はシンプルに
  3. 宛名は正確に書く
  4. 自己紹介は短くする
  5. 本文は分かりやすく、きれいに
  6. 改行や句読点を正しく使って、文章を見やすくする
  7. 最後は必ず署名をつける

1. 基本的な構成は「宛先・あいさつ・内容・締め・署名」

メール本文の基本的な構成は「宛先・あいさつ・内容・締め・署名」です。

ビジネスメールも同じ構成ですので、まずこの構成を守ってメールを作成しましょう。

2. メールの件名はシンプルに

企業の人は、多い人は1日に100通以上ものメールを受信する方もいてますので、

「件名」を見てメールの開封の優先度を判断します。

つまり、「件名なし」で送ってしまったら、

メールを見てもらえないということが十分に考えられるのです。

「件名」は必須かつ内容はコンパクトに知らせることがカギとなります。

<メールの件名の例>

会社説明会のお礼(●●大学 山田太郎)

面接のお礼(●●大学 山田太郎)

面接日程変更のご相談(●●大学 山田太郎 )

また、企業からのメールに返信する場合は、送られてきた件名に「Reを付けたまま」で返信すれば問題ありません。

そのほうがどの用件への返信か、相手も一目で分かりやすいです。

もしやりとりが続いて、件名が隠れるくらい「Re」が増えてきたら、1~2個残して削除しても大丈夫です。

3. 宛名は正確に書く

メールの最初にまず「送り先の会社名→部署・課→名前」を書いてください。

<宛名例>

株式会社◯◯◯

◯◯部 ◯◯課

◯◯様

メールを読む際に大事なのが「このメールは誰宛に来たメールか」です。

ビジネスでは、CC、BCCを使うこともよくあります。

そのため、社会人はメールの冒頭で「誰宛に来たメールか、自分はこのメールをしっかり読む必要があるか」を判断します。

また、人事部や採用係といった採用担当者の個人名がわからない場合は、

「株式会社〇〇〇 (人事部) 採用ご担当者様」を記載するのが良いでしょう。

4. 自己紹介は短くする

宛名を書いた後は、自己紹介をします。自分が何者なのかを必ず名乗りましょう。

<自己紹介の例>

「お世話になります。●●大学○○学部の山田花子と申します。」

「初めてメールをさせて頂きます。●●大学○○学部○○学科の山田太郎と申します。」

5. 本文はわかりやすく、きれいに

ビジネスメールでは効率が第一です。

メールの文面はわかりやすく伝える必要があるため、なるべくシンプルな文面を意識しましょう!

また、正しく敬語を使うことも大切です。

メールを作成する際は、事前に正しい敬語の使い方を学んでおきましょう!!

6. 改行や句読点を正しく使って、文章を見やすくする

文章が長く続くと、読みにくいですし、何を言ってるのかわからなくなることもあります。

そうなると、読む気がそがれますよね。

なので、内容ごとに改行し、空白をつくってみましょう。

<良くない例文>

田中 様

●●大学の山田です。

二次面接の日程調整のご連絡をいただきありがとうございます。候補日程の中で私が希望する日時は下記の通りです。

●月●日 ●時~●時、●月●日 ●時~●時、●月●日 ●時~●時

よろしくお願いします。

<良い例文>

株式会社ビヨンド
人事部
田中 様

お世話になります。●●大学○○学部の山田花子と申します。

二次面接の日程調整のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。

候補日程の中で、私が希望する日時は下記の通りです。

・第1希望:●月●日 ●時~●時
・第2希望:●月●日 ●時~●時
・第3希望:●月●日 ●時~●時

お忙しい中恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

このように内容の区切りごとに改行をすると、文章がとてもわかりやすくなります。

7. 最後は必ず署名をつける

氏名・学校名・住所・電話番号・携帯番号・メールアドレスを文章の最後に書きましょう。
署名を付けていると、やり取りを行う企業の方にちゃんとしてると良い印象を与えられます!

----------------------------------------------------

●●大学 ○○学部○○学科

山田 太郎

〒123-4567 東京都◯◯区◯丁目◯番地◯号

電話:xx-xxxx-xxxxx  携帯:xxx-xxxx-xxxx

mail:[email protected]
----------------------------------------------------

まとめ:就活メールはビジネスの第一歩

就活メールでのポイントを色々とお伝えしましたが、何よりも重要なのは「相手への配慮」です。

メールを受け取った相手が、次に動きやすいよう気遣いのあるメールを送りましょう。

メールの受け手である社会人の立場に立って、マナーをわきまえたメールができているかどうかも重要です!

 

採用担当者は、就活生の細かい行動もすべてをチェックしています。

面接まで進んだのに、配慮の欠けたメールを送ってしまい、不採用になってしまうことがないように気を付けましょう。

自分の意図することではなかったとしても、正しい就活メールの送り方を知らなかったでは済まされません…。

 

また、就活が終わり、社会人になるとこういうポイントがビジネスメールでも求められます。

今後にも役立ちますので、今の時点でメールの基本的な書き方を押さえておき、

マナーをわきまえたメールのやりとりをするよう心がけましょう!!

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この記事をかいた人

About the author

坂下友梨絵

2014年入社。管理部所属。
管理部門(バックオフィス部門)として、総務・人事労務・経理など、社内に関する業務全般を行っています。
採用担当として、学生さんともお話する機会がありますので、ビヨンドに興味がある方はぜひお話しましょう。