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事務作業効率化を伝授!~Google Workspace活用術【中級編】~

こんにちは!営業部の藤井です。

ビヨンド社内の業務ツールである Google Workspace の便利な活用術を初級編~中級編~上級編の3部構成でお届けしております!

今回は、Google Workspace活用術~中級編~です。

Google Workspaceの概要については初級編で説明しているので、こちらをご覧ください。

事務作業効率化を伝授!~Google Workspace活用術【初級編】~

それでは、今回もツールの活用術をご紹介します!

Google Meet

オンライン会議ができるツールです。

基本機能として、画面共有・録画機能・リアルタイム字幕・ブレイクアウトルーム(参加者を少人数のグループに分けてセッションするなど)があります。

社内外の会議だけでなく、ウェビナーやオンライン研修としても活用いただけます。

オンライン研修

社内に向けた研修動画を撮影したい場合、GoogleMeetの録画機能を活用すれば資料を見せながらスピーカーを映すことも可能です。

PCに内蔵されたカメラであれば手軽に録画ができるので、別途カメラを用意する必要もありません。

録画したデータは主催者のGoogleドライブに保存されます。

社内の共有フォルダに保存すれば、研修資料として、いつでも確認できるようになります。

アンケート

GoogleMeetを繋ぎながらアンケートを取ることができます。

例えば、企画案をどちらにするかアンケートを取りたい時には、会議中にアンケートを作成して集計ができます。

アンケートを作成する時は、画面右下の赤枠のボタンをクリックします。

続いて、アンケートをクリックします。

アンケート作成画面が表示されるので、質問と選択肢を入力します。

保存して公開をクリックすればGoogle Meetに入っているメンバーへ公開されます。

「全員に結果を表示」や「匿名での表示」も選択できるので、状況に合わせて使い分けられます。

回答されたら、スプレッドシートに集計された結果が会議の主催者宛にメールで届きます。

チャット

リアルタイムメッセージ、ファイル共有、グループチャット、bot連携などができます。

スペースを作成すれば、チームの最新情報の共有やプロジェクトでの連携が可能です。

スペース内でメッセージやファイル共有、タスクの割り当てができるので、プロジェクトごとにスペースを作成しての管理がおすすめです。

共有ファイルにプロジェクト関連のデータを追加できます。

Googeドライブを開く必要もなく、チャットしながらすぐにデータを確認できるので、時間短縮に繋がります。

チャットの中でToDoリストが作れるので、タスク管理もできます。

メンバーにタスクを割り当てることもでき、担当者を一目で確認できます。

フォーム

初級編では、カレンダーと連携したシフト管理の方法をお伝えしました。

今回は、アンケートフォームの作り方を説明します。

まず、フォームを立ち上げると、このような画面が表示されます。

自分でフォームを作成する場合は「空白のフォーム」を選択します。

テンプレもいくつかあるので、使いやすいテンプレを見つけてみてください。

続いて、フォームを作成していきます。

①タイトル入力

②必要であれば説明を入力

③質問と選択肢を入力し、ラジオボタンをクリックするとアンケートフォームの回答の選択肢が選べます

選択式は下記のようにいくつか種類があります。

・ラジオボタン:1つを選択

 

 

・チェックボックス:複数選択

・プルダウン:プルダウンから選択

・選択式(グリッド):各項目から1つ選択する場合

・チェックボックス(グリッド):各項目から複数選択する場合

作成したら送信を押します。

続いて、共有方法を選びます。

メールで共有の場合は、”社内でGoogle Workspaceを使っている”+”相手が社内の人”であれば、名前の入力のみで大丈夫です。

社外の場合はメールアドレスを入力します。

回答されたら自動的に集計されます。

右上のスプレッドシートで表示をクリックすると、集計した結果をスプレッドシートに反映してくれます。

アンケートフォームを作成すれば、自動集計してくれるので、自分で集計しなくて良くなるのはかなり時短になります。

是非使ってみてください。

次回は、Google Workspaceの便利な活用術~上級編~をお届けしますので、お楽しみに!

また、弊社ではGoogle Workspaceの導入支援を行っておりますので、お気軽にお問い合わせください。

Google Workspace(GWS)導入支援・サポートサービス

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※2025/2/26時点の情報ですので、最新情報はGoogle Workspaceの公式HPをご覧ください。

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この記事をかいた人

About the author

藤井 万尋

イベントの営業を経て、ビヨンドへ中途入社。
未経験でIT企業に入社して「ITって難しい!」と感じた経験から、
ITに詳しくない方にも自分なりに使いこなしていただけるよう、
言葉をかみ砕いてお伝えしていくことをモットーに奮闘中。