【上班族必备！ 】 成为文字沟通大师！
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你好！
这是井上，来自超越四国办事处的波斯猫。
我想写一篇博客，分享一下我总结的“文字沟通”方法。我认为随着远程办公的普及，文字沟通变得越来越重要。我
希望这篇文章能对许多刚入职IT公司的新毕业生有所帮助。
短信沟通常见问题
- 机械性和情感性（感觉冷漠）
- 印象会随着反应速度而变化。
- 如果你使用礼貌用语，你的日语听起来会很奇怪。
- 我无法很好地表达我想说的话。
我正在采取哪些措施来克服这个问题
机械性和情感性（感觉冷漠）
我们公司主要使用 Chatwork 作为沟通工具。Chatwork
有表情符号功能，所以在句子中加入表情符号可以消除冷冰冰的感觉。
我经常在和同事沟通时使用表情符号，比如“谢谢你的辛勤工作”。
使用表情符号最大的好处是可以柔化句子的语气。
纯文字沟通如果没有表情符号，就很难看出对方的情绪，即使并非本意，也可能显得生硬或负面。
当然，用 Chatwork 和同事沟通时使用表情符号是没问题的。
但是，和客户沟通时就不能用表情符号了，对吧？
和客户沟通时，有一些方法可以避免听起来像机器人或冷冰冰的。
首先，要经常说“谢谢”。
很少有人听到“谢谢”会觉得烦，对吧？
非常重要
“感谢您联系我们”
“感谢您快速回复” 这种技巧同样适用于同事之间。
“技巧”听起来可能有点高深，但我认为养成这种习惯是件好事。
无论是客户还是公司同事，当您感受到对方的体贴或他们采取了某种行动时，
一定要说声“谢谢”！
在这个提倡可持续发展的时代，浪费被认为是不好的，但请尽可能多地说“谢谢”！
印象会随着反应速度而变化。
你有没有想过自己在短信沟通中的回复速度？你有
没有收到过别人的信息，因为忙想着晚点再回复，结果却忘了？
俗话说“别明天再做，你个笨蛋”，但其实“别晚点再做，你个笨蛋”也同样适用。
工作时，客户当然是重中之重，所以很容易忽略回复同事的信息。
如果
你正忙于处理客户事务而无法回复内部信息，可以尝试回复说：“我知道你联系过我了！”
最好给出明确的时间范围，比如“我会在某个时间之前查看”，而不是仅仅说“稍后”。
长时间没有收到回复会让对方感到焦虑，
他们会怀疑：“我联系过你，但你看到了吗？”
回复越快越好。
此外，体谅对方的感受也会提升你的短信沟通技巧。
如果你使用礼貌用语，你的日语听起来会很奇怪。
这难道不是短信沟通中常见的问题吗？
例如，“我们联系您是为了告知您，XX 已完成这项工作。”
乍一看，这似乎是一个礼貌的句子。
但我认为奇怪的是“XX 是”这个短语。
既然很明显这项工作“XX”已经完成，那么在没有对比的情况下使用“XX 是”是不恰当的。
另一个问题是在一句话中两次使用敬语“will do”。
这句话是“我们已经完成了~，所以我们将做~。”
因此，为了让“我们联系您是为了告知您，XX 已完成这项工作”这句话听起来不那么奇怪
“XX 已完成。请您确认一下好吗？”
或者“我们联系您是为了告知您，XX 已
完成。”
我无法很好地表达我想说的话。
如果你在表达观点方面遇到困难，请记住“6W3H”原则。
- 什么⇒什么
- 为什么
- 何时⇒何时
- 谁⇒谁
- 谁
- 哪里⇒哪里
- 如何⇒如何
- 多少？多少？多少？
- 多少个
将此方法融入你的写作中，可以更清晰地表达你想传达的信息，避免信息遗漏。
此外，由于你可以用一条信息表达所有想说的内容，因此可以减少需要发送的聊天信息数量，从而提高双方的工作效率。
需要注意的是，不要让句子过长。
过于关注“6W3H”可能会导致句子过长。
在适当的地方断句，可以避免句子过长而难以理解。
我在写博客或发短信时也会尽量保持句子简短。
我的写作水平有限，所以如果句子太长，
对方可能就听不懂我在说什么（哈哈）。这甚至可能导致我忘记自己原本想表达什么，因此，为了自己和对方的理解，最好注意将句子分成更短的段落。
聊天和电子邮件的区别
聊天和电子邮件有什么区别？
两者都是与客户沟通的便捷工具。
但我认为聊天和电子邮件之间最大的区别在于
便捷性
聊天可以快速回复，并允许简短、轻松的交流。
即使您输入错误，也可以稍后通过“编辑”进行更正。
您可以与多人共享聊天内容，也可以同时与多人聊天。
当您需要快速回复时，聊天无疑更加便捷。
另一方面，电子邮件往往更加正式和生硬。
即使您输入或操作出现错误，也无法通过“编辑”进行更正。
因此，请务必在点击发送按钮之前仔细检查您的邮件，确保没有任何问题！
与聊天不同，电子邮件主要用于一对一沟通。
电子邮件通常用于礼貌的交流或首次沟通。
与聊天不同，电子邮件的对话节奏较慢，因此您可以随时重新阅读邮件内容，这无疑是电子邮件的便利之处。
在商业场合中需要注意的其他事项
作为一名工程师，在与客户沟通时，务必避免
过度使用片假名、缩写和技术术语。
想当然地认为对方理解的内容与你相同是不礼貌的。
例如
，“XX 工作按计划进行”的意思是
“XX 工作正在按计划进行，没有出现任何问题”。
“我们将指派一位工程师参加 XX 会议。议程如下。”的意思是
“我们公司的一位工程师也将参加 XX 会议。会议议程如下。”
在 IT 公司
工作要避免过度使用，因为它会让对方感到困惑。
最好能正确理解技术术语，并能用日语进行沟通，这样你就可以使用大家都能理解的表达方式。
最后
对于初次接触文字沟通的人来说，遇到问题在所难免。
我自己也曾深受文字沟通问题的困扰。
总而言之，“文字沟通”的核心在于尊重和体谅对方。
作为社会成员和工程师，文字沟通至关重要，因此我希望这篇文章能对您有所帮助。同时，我
也想鼓励经验丰富的文字沟通者思考如何改进自己的沟通方式。
我会始终牢记我在这篇博文中写到的内容，避免将无意的内容或情绪传递给对方。
每天都在成长，每天都在前进。
我必须每天更新自己！ ！ ！
感谢您阅读到最后。
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