【上班族必备！ 】 成为文字沟通大师！

2022.04.01

• 四国办事处
• 其他的

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你好！
这是井上，来自超越四国办事处的波斯猫。

我想写一篇关于我在“文本通信”方面尝试做的事情的博客，我认为随着远程办公的普及，“文本通信”有所增加。
我想现在有很多应届毕业生已经开始在IT公司工作了，所以希望这篇文章能够对大家有所帮助。

文本通信的常见问题

• 机械且难以察觉的情绪（感觉迟钝）
• 印象随反应速度而变化
• 如果你仔细选择你的用词，你的日语就会变得奇怪。
• 我无法很好地传达我想要传达的内容。

我正在做什么来克服这个问题

机械且难以察觉的情绪（感觉迟钝）

在我们公司，我们使用“聊天工作”作为我们的主要沟通工具。
Chatwork有一个“表情符号”功能，所以我可以通过在句子中的某个地方添加表情符号来摆脱这种随意性。
我在联系公司成员时经常用表情符号说“谢谢你们的辛勤工作”。
我觉得使用表情符号最大的作用就是让句子变得更柔和。
当只交换文字而没有表情符号时，很难看到对方的情绪，而且即使不是有意的，也往往会给人一种刺耳或负面的印象。
当然，在通过聊天联系公司成员时使用表情符号是可以的。
但联系客户时不能使用表情符号，对吗？
在与客户联系时，可以采取一些措施来避免机械化，给对方留下生硬的印象。
首先，经常使用“谢谢”这个词。
没有多少人在说“谢谢”时感到难过吧？

对客户的行为说“谢谢”非常重要，例如“
感谢您与我们联系。”“
感谢您的及时确认。”您公司的成员也可以使用此技术。
“技术”听起来可能很难，但我认为习惯它们是个好主意。
当您感觉到有人关心您或他们采取某些行动时
请务必说“谢谢”
在这个可持续发展的时代，浪费钱被认为是一件坏事，但请说“谢谢”并尽可能地浪费！

印象随反应速度而变化

您是否曾经担心过文字交流时的响应速度？
当我收到消息时，我以为我会因为忙而稍后回复，但我忘记了！你有过这样的经历吗？
有句话说，“明天再做，你这个白痴”，但是“以后再做，你这个白痴。”
确实，当我工作时，客户是我的首要任务，所以我往往会忽视对公司其他成员的回应。
如果您正忙于与客户打交道并且发现很难回复内部通信，
“请稍后让我查看”
或“我知道您正在与我联系！”
如果您能告诉他们一个明确的时间，例如“我会在 0:00 之前查看”，而不是只是“稍后”，那就更好了。
长时间没有收到回复会让对方感到焦虑。
这会让你感觉，“我联系了你，但我想知道他们是否真的在看着我？”
响应越快越好。
除此之外，如果你考虑到对方，你的文字沟通技巧将成为一种优势。

如果你仔细选择你的用词，你的日语就会变得奇怪。

这个问题不是文字交流时常见的问题吗？
例如，“○○已完成该过程，因此我们将与您联系”之类的句子。
乍一看，这似乎是一篇客气的文章。
令我感到不舒服的是“○○更好”这句话。
显然“○○”工作已经完成，所以如果没有其他可以比较的东西，说“○○人”是不正确的。
另一件事是，敬语“我会做”在一个句子中出现了两次。
它说：“我已经做到了，所以我也会这么做。”

，避免听起来很奇怪，应该写成
“○○ 已完成。请确认一下吗？”
将其分成两个句子或更改措辞，例如“我想报告○○已完成”。

我无法很好地传达我想要传达的内容。

如果你在传达你想要传达的内容时遇到困难，你需要注意的是 6W3H。

1. 什么⇒什么
2. 为什么⇒为什么
3. 当⇒当
4. 谁⇒谁
5. 谁⇒谁
6. 哪里⇒哪里
7. 如何⇒如何
8. 多少⇒多少，多少
9. 多少⇒多少

通过将其纳入您的写作中，您可以澄清您想要传达的内容并防止任何遗漏。
另外，由于您可以在一次沟通中向对方传达您想要传达的信息，因此可以减少聊天次数，使双方的工作更有效率。
这里要记住的是每个句子不要太长。
如果你太在意“6W3H”，你的句子就有可能变得太长。
在适当的地方断句，以避免句子变得太长而难以表达。
当我写博客或通过文字交流时，我会尽量保留句子。
我不是文学天才，所以如果我说的句子太长，我最终
无法向对方传达我想要传达的信息（笑）有意识地保持句子简短是个好主意。 ，既是为了你，也是为了你自己。

聊天和电子邮件之间的区别

聊天和电子邮件有什么区别？
两者都是与客户沟通的有用工具。
然而，我觉得聊天和电子邮件之间有很大的区别。
这很“容易”！
聊天提供快速响应并允许轻松交换短信。
此外，如果您输入错误，您可以稍后通过单击“编辑”进行更正。
您可以与多人共享聊天内容并与多人交换聊天内容。
当您想快速取得联系时，聊天会更加容易。
另一方面，电子邮件往往采用正式、僵化的句子。
即使出现拼写错误或操作错误，也无法使用“编辑”进行更正。
所以，在按下发送按钮之前，一定要检查一下文字没有问题！
与聊天不同的是，电子邮件基于一对一的沟通。
电子邮件通常用于礼貌沟通以及与他人沟通。
另外，我认为再次阅读电子邮件会更容易，因为交流不像聊天那样快速进行。

商务场合中需要记住的其他事项

作为一名工程师，在与客户联系时，我要注意
不要使用太多的片假名、缩写和技术术语。
说自己听得懂的话却假设对方也听得懂，这是不友善的行为。
例如
，“○○ 的工作按计划进行。” 意思是
“○○ 的工作正在按计划进行，没有问题。”
“我将指派我们的工程师参加 ○○ 的会议。议程”是”，

则该短语为
“我们公司的一位工程师也将参加有关○○的会议。会议的主题如下。”
要避免使用太多，
因为这会让其他人感到困惑正确理解技术术语并能够用日语进行交流是一个好主意，这样任何人都可以理解它。

最后

如果您是文本通信新手，那么您肯定会遇到文本通信问题。
我也被一些有关文本通信的问题所困扰。
总而言之，“文字沟通”就是对对方的尊重和体贴。
作为社会一员，作为工程师，文字交流是必不可少的，所以希望本文对您有所帮助。
我还想鼓励经验丰富的工作专业人士花点时间思考如何改善他们的文本沟通。
我将始终注意我在此博客上所写的内容，以免向他人传达无意的内容或感受。

每天都在成长，每天都在前进。
我必须每天更新自己！ ！ ！
感谢您阅读到最后。

如果您觉得这篇文章有帮助，请点赞！

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