【职场人士必备！】成为短信沟通高手！
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你好！
我是井上，Beyond Shikoku 办公室的波斯猫。
我想在这篇博文中分享一些关于“文字沟通”的心得体会。我认为随着远程办公的兴起，文字沟通的使用也日益增多。
我想很多刚毕业进入IT公司工作的新人应该会觉得这篇文章对他们有所帮助。
短信沟通常见问题
- 机械性和情感性（感觉冷漠）
- 印象会随着反应速度而变化。
- 如果你使用礼貌用语，你的日语听起来会很奇怪。
- 我无法很好地表达我想说的话。
我正在采取哪些措施来克服这个问题
机械性和情感性（感觉冷漠）
在我们公司，我们主要使用 ChatWork 作为沟通工具。ChatWork有表情符号功能，在句子中加入表情符号可以消除生硬感。我经常在对同事说“干得好”时使用表情符号。我觉得使用表情符号最大的好处是让文字更柔和。如果只用文字交流而不使用表情符号，就很难感受到对方的情绪，很容易显得生硬或负面，即使并非本意。当然，用 ChatWork 联系同事时使用表情符号是没问题的。但是，联系客户时就不能用表情符号了，对吧？联系客户时，有一些方法可以避免语气生硬或给人冷漠的感觉。首先，要经常说“谢谢”。很少有人会因为被感谢而感到不高兴，对吧？对于客户的行动，比如“感谢您联系我们”或“感谢您如此迅速地回复”，说声“谢谢”非常重要。这种技巧同样适用于同事之间。 “技巧”这个词听起来可能有点儿“狡猾”，但我认为养成这种习惯是件好事。无论是客户还是同事，当你觉得对方体贴周到或采取了某种行动时，一定要说声“谢谢”！在这个提倡可持续发展的时代，浪费被认为是不好的，但说到“谢谢”这三个字，请尽情表达你的感激之情吧！
印象会随着反应速度而变化。
你有没有考虑过自己在短信沟通中的回复速度？
你有没有收到过信息，心想“我忙，晚点再回复”，然后就忘了？
俗话说，“把事情拖到明天是傻瓜才会做的事”，但“把事情拖到以后也是傻瓜才会做的事”。
的确，在工作时间，客户永远是第一位的，所以回复同事的信息往往会被忽略。
当你忙于客服工作，无法立即回复内部信息时，可以
“我稍后查看”，
让对方知道你已经收到信息！
如果能具体说明时间就更好了，比如“我会在[时间]之前查看”。
对对方来说，最令人担忧的莫过于始终没有收到回复
他们会开始怀疑：“我发了信息，他们到底有没有看？”
回复越快
越好。体谅对方，会让你的短信沟通技巧更上一层楼。
如果你使用礼貌用语，你的日语听起来会很奇怪。
这难道不是文字交流中常见的陷阱吗？例如，考虑一下这句话：“我联系您是因为XX任务已经完成。”乍一看，这似乎是一个礼貌的句子。但我认为别扭的是“完成XX的人”这个说法。既然XX任务已经完成，在没有参照物的情况下使用“完成XX的人”是不恰当的。此外，敬语“いたします”在一个句子中出现了两次。这就像在说“我已经这样做了，所以我会这样做”。因此，为了让“我联系您是因为XX任务已经完成”这句话听起来更像日语，最好将其拆分成两句话，或者改变措辞，例如“XX已经完成。请您确认一下好吗？”或者“XX已经完成，所以我想向您汇报一下。”
我无法很好地表达我想说的话。
如果你在表达观点方面遇到困难，请记住“6W3H”原则。
- 什么⇒什么
- 为什么
- 何时⇒何时
- 谁⇒谁
- 谁
- 哪里⇒哪里
- 如何⇒如何
- 多少？多少？多少？
- 多少个
将这种方法融入你的写作中，可以更清晰地表达你想传达的信息，避免沟通不畅。
此外，由于你可以用一条信息就传达所有信息，因此可以减少需要发送的聊天信息数量，从而提高双方的工作效率。
但是，需要注意的是不要让句子过长。
过度依赖“6W3H”框架很容易导致句子过长。
在适当的地方断开句子，可以避免句子过长而难以理解。
我写博客文章或发短信时，也会尽量保持句子简短。
因为我的写作水平有限，如果句子太长，我的意思就无法传达（笑）。
我有时甚至会忘记自己想表达什么，所以为了自己和对方的利益，有意识地保持句子简短是很有必要的。
聊天和电子邮件的区别
聊天和电子邮件有什么区别？
两者都是与客户沟通的便捷工具。
但我认为聊天和电子邮件之间存在一个很大的区别，
那就是“易用性”！
聊天可以快速回复，轻松交换简短信息。
即使出现拼写错误，也可以稍后通过“编辑”功能进行更正。
您可以与多人分享聊天内容，进行群聊。
当您需要快速回复时，聊天无疑更加便捷。
另一方面，电子邮件往往正式且生硬。
即使出现拼写错误或操作失误，也无法通过“编辑”功能进行更正。
因此，务必在点击发送按钮之前检查文本是否无误！
此外，与聊天不同，电子邮件基本上是一对一的交流。
电子邮件通常用于礼貌的交流和初步介绍。
而且，由于交流内容不会像聊天那样丢失，因此电子邮件的便利之处在于您可以随时重新阅读。
在商业场合中需要注意的其他事项
作为一名工程师，在与客户沟通时，务必
避免过度使用片假名、缩写和技术术语。
想当然地认为对方理解你所使用的术语是不礼貌的。例如，与其说
“
XX项目的工作按计划进行”，
说“XX项目的工作正在按计划推进，目前没有出现任何问题”。
“我们将安排一位工程师参加XX会议，会议议程如下”，
说“我们公司的一位工程师也将参加XX会议，会议议程如下”。
工作
，很容易养成使用技术术语的习惯，但
要避免过度使用，因为这会让对方感到困惑！
为了能够进行人人都能理解的沟通，最好正确理解技术术语，并能够用日语进行解释。
最后
对于初次使用文字沟通的人来说，难免会遇到一些困难。
我自己也曾深受各种文字沟通问题的困扰。
简而言之，“文字沟通”的核心在于尊重和体谅对方。
作为一名职场人士和工程师，文字沟通至关重要，所以我希望这篇文章能对大家有所帮助。我
也鼓励经验丰富的专业人士花些时间思考如何改进自己的文字沟通技巧。
我会始终牢记我在这篇博客中写到的内容，避免向对方传达任何不恰当的信息或情绪。
每天都在成长，每天都在进步。
我必须每天都提升自己！
感谢您阅读到最后。
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