【案例研究】我们如何利用人工智能生成新的员工电脑设置手册来减少培训工作量。

您好。我是Beyond Co., Ltd.人力资源部培训科的北田先生。
通常情况下，作为一名工程师，我负责协调现有员工和新员工的培训，以及为企业客户规划和创建IT培训项目。

在 Beyond 公司，有一个团队负责管理设备（通常称为“Debachi”），
到目前为止，他们一直按照设备团队概述的要点，在新员工入职的第一天为他们提供初始 PC（设备）设置方面的支持。

这次，我们使用了公司内部的AI生成器Claude，创建了一个基于网页的用户手册。用户只需选择部门和操作系统，系统就会自动生成所需的步骤。因此，我们仅用了几天时间就创建了一个可用的用户手册，而且无需编写任何代码。

本文总结了我实际遇到的提示和人工智能错误，以及我通过经验学到的使用生成式人工智能创建手册的技巧。

背景

随着越来越多的公司在社会各领域应用生成式人工智能，许多 IT 系统管理员可能会想：“人工智能能否让我们的内部运营更轻松？”

IT部门的众多任务中，为新员工设置电脑是一项重复性工作，每次有新员工入职都需要进行。这包括
开通账号、提供工具使用指导、更新操作手册以及处理新员工入职第一天的各种咨询。
此外，不同部门和操作系统所需的操作流程各不相同，因此操作手册很容易过时，或者仅仅存在于负责人的记忆中。

在 Beyond 公司，我们依靠 Debachi 提供的要点和资深同事的支持来管理工作，但是每个部门都没有制定详细的流程，所以每次有人加入公司，我们都不得不重复同样的解释。

所以这次，我们决定让人工智能自行生成操作手册。
我们加入了具体的步骤和提示，以便那些在为新员工设置电脑和编写操作手册方面遇到困难的IT系统管理员可以直接尝试。

实际上，在多大程度上可以使用生成式人工智能来替代人工创作？

这一次，我们以书面形式提供了操作流程和要求，并让 AI 创建了手册的结构、正文，甚至还创建了屏幕截图。

虽然它通常被介绍为一种辅助起草的工具，但在这个例子中，它能够处理从屏幕过渡到网页手册（HTML 文件）的一切，包括复制按钮。

另一方面，人工智能无法判断公司内部流程是否正确。

我们通过实际生产发现，最实际的工作分配方式是
让人工智能处理实际的制造过程，而人类提供材料并检查成品。

使用 Generator AI 创建手册的 5 个步骤

使用人工智能生成手册的步骤如下：

1. 明确目标用户和预期结果：确定谁将使用该功能，以及要达到什么目标才算完成。
   在本例中，目标是让新员工能够在入职第一天独立完成电脑设置。
   由于设置流程会因员工加入的部门和电脑操作系统而异，因此网络手册会根据情况进行分支设计。
2. 收集原始流程：收集各部门现有的要点、内部维基和笔记。
   示例材料将包括设备团队的要点以及与各部门访谈的结果。
3. 让AI创建原型：我们用一句话概括最终产品的需求，然后让它先创建一个能正常运行的原型。
   例如，最初对初始设置屏幕的要求是：“我希望用户感觉像是在按按钮来切换屏幕。”
4. 触摸产品并具体反馈感觉不正常的地方：请描述症状，而不是个人喜好。
   例如，“屏幕太暗，看不清楚”或“勾选方框时屏幕会移动”，这样的反馈有助于更快、更准确地进行改进。
5. 通过官方信息和现场审核进行核实：将外部工具的操作流程与官方文档进行比对，并由现场人员审核内部流程。例如，在实际案例中，我们在公司服务器上放置了一个临时版本，并在保持 URL 不变的情况下通过覆盖现有版本进行更新。

*注：创建类似系统时，请在将公司内部信息输入人工智能系统之前，务必查看公司人工智能使用规则。
本次我们未输入密码或机密信息等身份验证信息，且流程使用仅限公司内部人员查看的Wiki URL。

实际使用的提示（请求）及其修改记录。

编写手册时最有效的提示并非冗长的规范文档，而是简洁明了、传达目的和任何注意事项的请求。
基于此经验，我提供了一个提示模板，方便您首次使用。请将方括号 [ ] 替换为模板内容。

请为新员工创建一份名为[手册名称]的手册，格式为单个HTML文件，可在浏览器中打开。• 目标受众：[例如，应届毕业生/中级员工] • 完成状态：[例如，能够在第一天独立完成初始电脑设置] • 当首先选择[部门/操作系统]时，应仅显示必要的步骤，并逐一显示。• 每个步骤应包含编号的步骤说明、用于复制URL或命令的按钮以及完成标准（“完成此步骤即可”）。

使用人工智能生成手册时需要注意的几点：真实案例中出现的错误及应对措施

使用人工智能创建手册时，需要注意以下三点：人工智能可能误解假设，可能不了解公司的具体情况，并且可能混入来自外部工具的过时流程。
我们整理了一些真实案例中出现的错误，并按识别方法进行了分类。

代码错误通过人工智能测试发现，显示错误通过人工操作发现，流程错误通过现场审核发现。
如果这三者中任何一项缺失，新员工都会拿到错误的流程手册。

例如：面向新员工的电脑设置网络手册

示例网络手册是一个 HTML 文件，在选择部门和操作系统后，它会逐一显示必要的步骤。
手册包含 14 个所有用户都必须完成的通用步骤，以及针对特定部门的附加步骤。
该文件为单个 HTML 文件，只需将其放置在仅公司内部网络可访问的服务器上即可发布。

编写一份不会造成混淆的用户手册的四种方法。

为了编写一份易于使用的用户手册，有四件事被证明行之有效：明确完成标准、按依赖关系排列步骤、用图表解释复杂的界面，以及为每个操作系统创建单独的操作流程。
所有这些措施都是为了让新员工能够独立做出决策，而无需向资深同事请教。

写出完成标准。

在每个步骤的最后，我们都会添加一条“如果完成，则一切正常”的说明。
例如，对于 VPN 设置，说明会是“如果 VPN 连接已建立且您可以访问公司资源，则一切正常”。制定​​标准可以让新员工自行检查并进入下一步。

按相互依赖的顺序排列它们。

由于所有工具邀请邮件都会发送到 Workspace 的 Gmail 帐户，所以我将 Google 帐户验证放在第二位。
这种依赖关系会根据公司使用的工具而有所不同，因此人工验证是必要的。

图示中展示了一些令人困惑的屏幕。

仅用文字很难解释如何在 VS Code 中添加扩展或编辑 Windows 环境变量，因为很难准确地指出点击位置。我
创建了一个模拟屏幕的示意图，标记为①②③，并将其链接到分步说明。

为每个操作系统创建单独的程序。

Mac 版的操作说明并非简单地照搬 Windows 版的操作说明，而是进行了重新编写。
例如，Mac 版不需要 WSL2，而且 make 工具已包含在命令行工具中，因此 Mac 版不需要的步骤都明确标记为“不需要”。

设计一份易于阅读的用户手册：我四次重新设计后学到了什么

为了使手册易于阅读，我们有效地将着色区域限制在“选中项”和“下一步”按钮上，并使用细线和深色文字。在最终确定这个方案之前，我修改了四次设计。

1. 添加了装饰的版本：路线图风格的列表和醒目的背景数字。装饰元素比信息本身更引人注目。
2. 留白较多的版本，便于阅读：仅由细线和空白构成。设计简洁，但文字较浅且较小。
3. 颜色浓重的版本：纯藏蓝色底色，线条粗犷。整体风格十分醒目，让人难以分辨重点。
4. 有限着色版本：仅选中项目和主按钮着色。粗体文本的粗细限制为不会溢出。

当你用“精致的感觉”这类抽象词汇描述你的偏好时，人工智能往往会做出极端解读。更有效的做法是
描述具体的问题，例如“颜色太浅看不清”或“线条太粗模糊”，这样能更快地接近你的目标。

通过面谈收集不同部门流程信息的技巧

收集各部门流程的关键在于向他们展示流程草稿，并请他们填写空白处。
例如，我们曾将流程草稿放在公司服务器上，然后让各部门负责人试用，以此收集流程。

• 包含临时版本的 URL：显示“部门设置”卡在“内容审核”界面的屏幕，可以立即清楚地说明问题所在。
• 我们会负责格式调整：添加“可以使用项目符号”可以降低回复的门槛。
  我们使用人工智能将收到的备忘录和现有程序手册格式化为人工格式。

常问问题

问：能否利用人工智能生成技术来创建手册？

答：是的，可以。人工智能不仅可以生成草稿，还可以生成包含屏幕过渡效果和复制按钮的网页手册（HTML格式）。
但是，人工智能无法判断公司特定流程是否正确，因此需要进行现场审核。

问：即使我没有编程知识，也能创建它吗？

A. 在这种情况下，我没有编写任何代码。我只需要用语言描述我想要创建的东西，然后通过交互来检查结果是否正确。这种完全通过对话进行创作的方法也被称为“感觉编码”。部署到公司服务器和最终检查都由人工完成。

问：将公司内部信息输入到生成数据的AI中是否可以？

A. 首先，请遵守公司人工智能使用规则。
此次我们没有输入任何身份验证信息（例如密码），仅使用了内部维基页面的操作步骤和网址。
已发布的文章和截图中不包含内部网址或负责人姓名。

问：您如何更新您创建的手册？

A. 我们正在覆盖内部服务器上的同一个 HTML 文件。
由于 URL 没有改变，用户可以通过之前分享的链接查看最新版本。
该流程被编译到一个文件中，因此只需在一个地方进行修改，所有部门的显示内容都会随之改变。

问：创建基于网络的电子手册而不是使用 Word 或 PDF 有什么优势？

A. 根据部门或操作系统，显示的步骤可以切换，可以添加复制按钮和完成复选框，并且可以在电脑和智能手机上查看。
另一方面，由于此格式不使用数据库，因此页面重新加载时，步骤检查将被重置。

摘要：使用生成式人工智能进行手册创建的过程是“人工智能创建手册，人类对其进行验证”。

在使用人工智能生成手册时，最高效的方式是让人工智能负责创建过程，而让人工负责收集和验证信息。
例如，本例中，一份原本以列表形式呈现的操作手册被转换成了一份基于网络的、按部门和操作系统划分分支流程的操作手册。

我们通过三管齐下的方法确保准确性：自动化人工智能测试、人工操作验证和现场审核。我们
相信，随着人工智能操作范围的扩大，这套验证体系将变得更加重要。

展望未来，我们计划继续将其用于应届毕业生和中年求职者，同时进一步完善其易用性和准确性。

Beyond Co., Ltd. 的教育部门根据内部培训所获得的知识，提供ServerCamp（由 Beyond Co., Ltd. 运营的 IT 培训服务） 。

如果您在设计或创建新员工培训材料方面遇到困难，请随时与我们联系！

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