2021年度オンライン内定式を開催【Cluster & Zoom & スペチャ】

結局オフィスが1番快適だと思っている広報・採用担当の藤沢です。

2020年10月1日に初の「オンライン内定式」を開催しました！！

9月に入ってから「そういえば内定式どうする？」となり、オフラインで集まることは難しいのでオンラインでなんとかできないかと考えた結果、以下の3つのツールを使うことになりました。

• 内定式　→　Cluster(クラスター)
• グループワーク　→　Zoom
• 懇親会　→　SpatialChat(スペイシャルチャット)

1日に3つもオンラインツールを使うことは初めてだったので、上手く運営できるか不安がありましたが、なんとか無事に式を終えることができました。

今回はオンライン内定式での「おもしろポイント & 改善ポイント」をお伝えします。

（去年の内定式の様子はこちら）

オンラインだけどスーツ

ビヨンドでスーツを着る機会は「内定式」と「入社式」だけです。

普段はジャージやアロハシャツで仕事をしている人もいるので、こういう日だけはちゃんとした服装にしよう、ということで今年はオンラインでもスーツ着用でした。

↑家でもジャケット着用でした

内定者には「内定式セット」をプレゼント

今までの内定式では「会場に集まってちょっとお洒落なケータリングをみんなで囲む」ということができていたのですが、オンラインだと同じ食事をすることができないので、「内定式セット」なるものを内定者宅へ配送しました。(内定証書も郵送しました)

ドリンクは各自自由に飲んでもらい、ご飯は同じものを食べて同じ時間を共有しよう、ということで懇親会ではオンラインで会話しながら、内定者メンバーにはちょっとお洒落な前菜盛り合わせとピッツァを召し上がっていただきました。

私もちゃっかり送ってもらったのですが、めっちゃ美味しかったですしめっちゃお腹いっぱいになりました。

謎の現象が起こったCluster

まず、内定式では「Cluster(クラスター)」に全員集合しました。

Clusterは、アプリをダウンロードすれば無料ですぐにイベントを開催&参加することができます。

今回Clusterを使うのは初めてでしたので、前日の接続チェックではいくつか問題が出てきましたが

・複数人がマイクをオンにすると音声が聞こえにくくなる

→発言する人以外は基本マイクオフ

・Cluster起動中にPCが重くなる

→重くてもがんばる

といった方法(根性論)で式を決行しました。

本番では、参加者の1名だけが「会場に入っても誰一人いない状態になっている」という謎の現象が起こりましたが、その方にはZoomに入ってもらいCluster内を画面共有するという方法をとったことで、無事に参加することができました。

オンラインでは、こういった予期せぬトラブルが起こる可能性が高いので

• 前日に全員集合できるかどうか確認しておく
• 当日トラブルがあった場合の対策を決めておく

といった事前準備が必要だったな、と感じた次第です。

今後もオンラインでイベントを開催することは多いので、初めて使うツールは事前の接続確認を怠らないようにします。

グループワークはブレイクアウトセッションで

内定式の次はグループワークということで、1番使い慣れている「Zoom」で実施しました。

Zoomには「ブレイクアウトセッション」という機能があり、いくつかの部屋を作って参加者を振り分けることができます。

内定者と社内のメンバーを均一に振り分けて3つのグループを作り、用意したお題について話し合いをしてもらいました。

お題はこんな感じです。

1. 自分のキャッチコピーを考えてください（一人ずつ考えて発表）
2. 無人島に3つ持っていくなら何を持っていきますか？
3. 今年のコロナの影響で大きく変わった働き方ですが、今後どのように働いていくのが理想だと思いますか？
4. ビヨンドの4拠点を利用して新しいサービスを考えてください（大阪・横浜・四国・カナダ）

発表は主に内定者メンバーにしていただいたのですが、短い時間で話し合ってもらったのにも関わらず発表がきちんとまとまっていて、オンラインなのにちゃんと連携がとれていてすごいなぁと感心してしまいました。

グループワークはチームワークを養ったり、お互いの理解を深めることが目的ですが、オンラインでもその目的はある程度果たすことができたのではないかと思います。

しかし、他のチームがどんな風に話し合いをしてるかを見ることができなかったり、対面で話し合いができないという点に関しては、やはりオフラインのほうがやりやすいのだろうとも思いました。

最後はスペチャで！と思いきや

最後の懇親会はみんなで楽しく話ができる場で、ということで「SpatialChat(通称スペチャ)」を使用しました。

スペチャは、自分のアイコンを自由に移動させて近くにいる人と会話ができる、というものです。

離れている人の声は聞こえず、近付けば近づくほど相手の声が聞こえるようになっており、オフラインの集まりを疑似的に体験することができます。

今回は事前に席割りをするため背景画像を作り、テーブルごとに人数を決めて全員が内定者メンバーと話ができるようにしました。

↑こんな感じで構想を練って

 

↑こんな感じに仕上げました

 

が、しかし・・・。

30名ほどがいっせいにスペチャに入ったことにより「重すぎて会話が成立しない」という事案が発生しました。

事前のテストでは3名しか入っていなかったので、大人数だと音声が聞き取れなくなってしまうということは予想外でした。

その結果、先ほどグループワークをしていたZoomに戻ることに。

せっかく背景も作ったしスペチャを使ってみたかったという気持ちはありましたが、やっぱりZoomが1番使い慣れていて接続も安定してました。

Clusterと同じくスペチャも初めて使うツールでしたので、想定した人数で接続テストを行うことは、オンラインイベントの開催にあたって必要不可欠ということを思い知らされた1日でした。

まとめ

今回、初めてオンライン内定式を開催してみて感じたことは以下になります。

おもしろポイント

• とにかく新鮮
• 色々なツールを使うことで飽きない
• 家にいながら会社の正式な行事に参加しているという斬新さ

改善ポイント

• 参加者の人数を想定した接続確認を行うこと
• 接続できなかった人がいたときのための対策を考えておくこと

様々なオンラインツールを使ってイベントを開催することは、とても面白い試みであり、できることもまだまだあると感じます。

そして、より面白い企画を実行するためには、入念な準備も欠かせないということを今回のオンライン内定式で学びました。

今後も会社説明会や勉強会などをオンライン上で開催することは度々あると思うので、安定した運営を心掛けながらも、新しいことにチャレンジしていきたいです。

(もうじき「1dayインターン」をオンラインで開催するかもしれないので、詳細が固まり次第みなさまにお知らせします）

それでは、広報・採用担当の藤沢でした。